Som projektledare har du inte bara ansvar för att projektet går framåt och når sina mål, utan också för att teamet klarar resan dit. Ett vanligt misstag är att tro att hög fart och starkt fokus står i motsats till att ta pauser. I själva verket är det tvärtom: utan regelbunden återhämtning riskerar både tempo och kvalitet att sjunka. Därför behöver du som ledare aktivt uppmuntra medarbetarna att hitta balansen mellan koncentrerat arbete och nödvändiga andningshål.
Ett sätt att göra det på är att prata öppet om värdet av pauser. När du som projektledare visar att du själv prioriterar korta avbrott signalerar du att det är okej att inte alltid vara ”på”. Du kan exempelvis nämna i möten att du tar en promenad för att rensa tankarna eller stänger ner mejlen i tio minuter för att samla om fokus. När ledaren föregår med gott exempel blir det lättare för medarbetarna att följa efter utan att känna skuld.
Det är också effektivt att bygga in pauser i arbetsrytmen på ett naturligt sätt. Du kan strukturera längre möten med korta bensträckare, eller föreslå att vissa diskussioner sker under en promenad istället för runt ett konferensbord. På det sättet blir återhämtning en del av själva arbetsprocessen i stället för något som konkurrerar med arbetet. Många projektledare upptäcker att gruppen blir mer kreativ när hjärnan får tid att bearbeta information i bakgrunden.
Ett annat verktyg är att hjälpa teamet att förstå skillnaden mellan uthållig prestation och kortvarig ansträngning. Om alla springer på i hundra procent utan paus bränner de snabbt ut sin energi, men om de växlar mellan fokuserade arbetsblock och korta vilostunder kan de hålla ett högt tempo mycket längre. Att prata om det som en träningsfråga, där kroppen och hjärnan behöver både belastning och återhämtning, kan göra det tydligare varför pauser är en del av effektiviteten, inte ett avbrott från den.
Du kan också påminna om att återhämtning ser olika ut för olika personer. Vissa vill gå ut och ta frisk luft, andra vill småprata en stund, och några föredrar tystnad och en kopp kaffe. Genom att uppmuntra medarbetarna att hitta sina egna sätt att ta paus visar du respekt för individuella behov och stärker känslan av att teamet har en kultur där välmående är viktigt.
En viktig aspekt är att avdramatisera tidspressen. Det kan handla om att förklara att det inte är antalet timmar vid skrivbordet som avgör resultatet, utan hur kloka beslut som fattas och hur väl arbetet håller i längden. När du som ledare sätter fokus på smarta prioriteringar och hållbara arbetsmetoder istället för ständig närvaro, skapar du utrymme för pauser utan att projektets framdrift tappar fart.
Till sist handlar det om att bygga en kultur där det är normalt att ladda om. När teamet ser att pauser leder till ökad klarhet, färre misstag och mer energi blir det självförstärkande. Medarbetarna vågar då själva värna om sin arbetsrytm och du som projektledare kan känna dig trygg i att projektet inte bromsas upp av korta avbrott, utan tvärtom hålls levande och fokuserat genom dem.