I alla sorters projekt behöver man ha koll på sina dokument. I den enklaste formen behöver man en central plats där man samlar all dokumentation. I de mer avancerade fallena behöver man mycket mer än så. Till exempel vill man ofta kunna spåra versioner av dokument bakåt. Lika viktit är det att ha koll på att man läser den senaste versionen av ett dokument. Kanske vill man kunna få kommentarer på et dokument från granskare eller se vilka som faktiskt har läst dokumentet.
När man har skrivit ett dokument i ett projekt vill man förstås att resten av projektteamet ska läsa det. Att maila runt dokumentet är sällan en bra idé eftersom det då riskerar att finnas gamla versioner av dokumentet i omlopp. Om man däremot mailar ut en länk till dokumentet, så har man bättre kontroll på vem som läser samt vilken version.
Många gånger finns det definierade processer kopplat till dokumenthantering i ett projekt. Efter att en författare har skrivit ska en viss grupp granska och en annan grupp godkänna etc. Det är ofta bra om systemet kan hålla koll på den processen.
Det finns en rad dokumenthanteringssystem på marknaden. Vilket som passar era behov och er plånbok avgörs av vilka behov ni har. Se dokumenthantering som ett eget litet projekt, gör en behovsanalys och välj sedan det system som passar er bäst.