Att vara Scrummaster och projektledare samtidigt

Att kombinera rollen som både scrummaster och projektledare kan vara en utmanande, men också givande uppgift. Båda rollerna spelar viktiga roller i ett projekt, men de har olika fokus och ansvarsområden, vilket kan skapa både fördelar och nackdelar när en person tar på sig båda rollerna samtidigt.

Scrummasterns roll är främst inriktad på att stödja teamet i att följa scrumramverket, undanröja hinder och hjälpa teamet att bli självorganiserande. Fokus ligger på att optimera teamets arbete, underlätta kommunikation och se till att utvecklingsprocessen är smidig. Scrummastern ska inte fatta beslut om produktens riktning utan snarare skapa förutsättningar för att teamet ska prestera så bra som möjligt.

Projektledaren, å andra sidan, har ett bredare ansvar och är ofta mer inriktad på projektets övergripande mål, tidsplan, budget och samordning mellan olika intressenter. Projektledaren måste hantera risker, fatta beslut om resurser och se till att projektet levereras i tid och inom budgetramarna. Rollen kräver också ofta en viss grad av beslutsfattande och styrning som inte nödvändigtvis är en del av scrummasterns ansvarsområde.

Fördelar med att kombinera rollerna:

1. Effektiv kommunikation och beslutsfattande: Eftersom du som scrummaster och projektledare har insikt i både teamets dagliga arbete och projektets övergripande mål, kan du snabbt och effektivt kommunicera och fatta beslut. Detta minskar tiden för att söka godkännanden eller att behöva vänta på information från olika parter.

2. Helhetssyn och kontinuitet: Genom att inneha båda rollerna får du en helhetssyn över både processen och projektets mål, vilket kan bidra till en starkare känsla av sammanhang och kontinuitet. Det kan också minska risken för att viktiga aspekter faller mellan stolarna.

3. Effektiv hantering av prioriteringar: Du har bättre möjligheter att balansera teamets kapacitet med projektets krav, eftersom du har kontroll över både detaljerna i teamets arbete och de högre strategiska målen.

Nackdelar med att kombinera rollerna:

1. Motstridiga prioriteringar: Scrummasters primära fokus är att skydda teamet från externa störningar och ge dem utrymme att arbeta i sin takt, medan projektledaren ofta är inriktad på att säkerställa att tidsplanen följs och att externa intressenter får vad de behöver. Dessa två mål kan ibland kollidera, vilket kan leda till konflikter i prioriteringar.

2. Risk för överbelastning: Att hantera båda rollerna innebär ofta en stor arbetsbörda. Scrummastern måste vara närvarande och tillgänglig för teamet, medan projektledaren behöver hantera många olika intressenter och administrativa uppgifter. Att försöka göra båda kan leda till stress och utbrändhet, och risken finns att någon av rollerna blir lidande.

3. Svårare att vara neutral: En scrummaster förväntas vara neutral och en tjänare till teamet, medan projektledaren ibland kan behöva fatta beslut som inte alltid är populära hos teamet. Detta kan leda till konflikter i rollen, där det kan vara svårt att förbli neutral och stödjande samtidigt som man också måste fatta tuffa beslut som gynnar projektets framdrift.

Att kombinera rollerna som scrummaster och projektledare kan därför vara både effektivt och riskfyllt. Det kräver att man kan balansera teamets behov med projektets större krav och samtidigt hantera sin egen arbetsbelastning på ett hållbart sätt. I vissa situationer kan detta leda till smidigare processer och bättre leveranser, medan det i andra fall kan skapa utmaningar om rollerna inte hanteras tydligt och med rätt prioriteringar.

Projektleda ett webbprojekt

Varje framgångsrikt webbprojekt kräver noggrann planering och en gedigen förståelse för de olika bitarna som måste mötas. En webbprojektledare är ansvarig för att sätta ihop ett team av designers, utvecklare och innehållsskapare, och sedan övervaka hela processen för att säkerställa att projektet slutförs i tid och inom budget. I den här artikeln kommer vi att diskutera några tips för hur man framgångsrikt hanterar ett webbprojekt.

När du börjar planera ditt webbprojekt är det viktigt att du börjar med ett tydligt syfte. Utan en tydlig känsla av vad du försöker uppnå kommer det att vara svårt att sätta upp mål och mäta framgång.

Innan du påbörjar ett projekt, fråga dig själv: vad är målet med detta projekt? Vem är målgruppen? Vilken åtgärd vill du att användarna ska vidta när de besöker din webbplats? När du har svar på dessa frågor kan du börja sätta upp specifika mål.

Om ditt mål till exempel är att öka försäljningen kan dina mål vara att öka trafiken till webbplatsen med 20 % och omvandlingsfrekvensen med 10 %. Genom att sätta upp mätbara mål som detta kan du spåra dina framsteg och justera din strategi efter behov.

Det finns för- och nackdelar med att både samarbeta med en webbyrå och att arbeta med sitt eget utvecklingsteam. Det beror ytterst på projektkraven och ditt företags behov.

Om du har de interna resurserna kan det vara mer kostnadseffektivt att arbeta med ditt eget utvecklingsteam och du får mer kontroll över projektet. Men om du inte har den interna expertisen kan det vara värt att samarbeta med en webbyrå som är specialiserad på den typ av projekt du behöver.

Att samarbeta med en webbyrå har också sina fördelar. Du kommer att ha tillgång till deras kunskap och erfarenhet, vilket kan hjälpa till att säkerställa ett framgångsrikt resultat. Dessutom kan de ta på sig några av projektledningsuppgifterna, vilket frigör din tid att fokusera på andra aspekter av verksamheten.

Fira framgång

Alla som har varit med i långa och komplicerade projekt vet att motivationen kan börja svika efter tag. Som projektledare är det viktigt att ha en känsla för när motivationens dalar och toppar inträffar. För även om det är en utopi att tro att alla i projektet ska vara dundermotiverade hela tiden, så kan man trots allt göra saker för att höja nivån något när det som mest behövs.

Självklart kan det ibland räcka med att bara uppmärksamma att någon gör ett bra jobb eller att ge komplimanger för vad olika personer har för starka sidor, sånt där som man kanske annars tar för givet.

Många gånger låter man början och slutet i ett projekt vara tillfällen att göra något tillsammans. Och även om det kan vara bra att ha en kick-off tillsammans i början för att lära känna varandra, så är det också lite bortkastat eftersom de flesta redan är väldigt peppade på att komma igång då.

Ett annorlunda grepp för att ta sig ur en svacka eller för att tackla ett krångligt problem i projektet är att åka iväg någonstans tillsammans. Är man ett mindre team på 6-7 personer är det en rätt häftig upplevelse att hyra en stor lägenhet centralt i någon stad så som Paris, Riga eller kanske Wien. Huvudsaken är att ni är i en helt ny stad och tillsammans kan jobba på något som känns lite motigt. Efter en god natts sömn och god frukost jobbar ni förmiddagen från lägenheten. Sedan går ni ut och äter långlunch på något trevligt lunchställe. Efter det är det kanske en timmes fri tid att göra vad man vill, innan eftermiddagspasset tar vid. Vid 18-tiden slutar ni jobba och runt 19-20 går ni gemensamt till en restaurang för kvällens middag.

Fördelen med en lägenhet är förstås att ni också kan laga mat hemma, men om man använder lägenheten som arbetsplats kan det vara skönt att komma därifrån. Ni är ju också i en fantastisk storstad och ska förstås passa på att njuta av utbudet. Annars hade ni ju kunnat stanna hemma.

Små steg i rätt riktning

I de flesta projekt finns det ett behov av att kontinuerligt stanna upp och försöka se på projektet utifrån. Ibland blir man hemmablind och kan behöva utvärdera vad det är man gör. Ett sätt att göra det på är att involvera projektdeltagarna och låta de svara på ett antal frågor helt utifrån sitt perspektiv. Man får garanterat en rad fantastiska insikter om man gör det och diskussionen efteråt blir ofta väldigt fruktbar. Som grädde på moset skapar man också delaktighet vilket är ett måste om man ska lyckas med ett projekt.

Exempel på frågor som ska besvaras av varje individ:
Har jag uppnått de mål som jag hade för månaden? Om inte: Hur långt har jag kommit? Hade du inga mål alls, hur bra har det fungerat för dig?

Har jag fått människor omkring mig att må bra? Har jag bidragit med så mycket av värde som möjligt till min omgivning? På vilket sätt har jag hjälpt andra under månaden?

Vad skulle du våga göra om du visste att du inte kunde misslyckas?

Har du provat att utvärdera kontinuerligt på det här sättet? Berätta i kommentarerna!

Läsvärda uppsatser om projektledning

Det finns mängder av litteratur kring projektldning av IT-projekt. Många är bra, andra är mindre bra. En annan källa än litteraturen är alla de uppsatser som skrivs på våra universitet och högskolor runt om i landet. Här har studenterna gjort grovgörat med att läsa litteratur, analyser och dra slutsatser.

Kika till exempel på någon av följande:

Projektledarens utmaningar vid systemutvecklingsprojekt
I dagsläget talas det mycket om att informationsteknologiprojekt (IT-projekt) läggs ner, vilketgör denna rapport relevant. Syftet med rapporten är att ge företag som arbetar med systemutvecklingsprojekt(SU-projekt) en ökad förståelse över hur projektledaren kan arbeta med deutmaningar som denne stöter på, för att på så sätt kunna uppnå ett framgångsrikt projekt.

IT-stöd för resursplanering – En studie om resursplanering för projekt inom en multiprojektorganisation
Det multiprojektbaserade arbetssättet blir en allt mer vanlig syn inommoderna organisationer. Antalet projekt som genomförs inom en och sammaorganisation har ökat lavinartat de senaste åren, och därtill kommerproblemet att planera för alla de resurser som delar sin tid mellan flertaletprojekt.

Riskhantering i IT-projekt : En kvalitativ studie om arbetsmetoder
Many organizations today work in projects, a method of organizing work to provide a clearer focus on goals and more control of every aspect of the assignment. A project is, simply put, a plan to achieve a specific result.

Webbaserade projektverktyg

Här är två rapporter kring webbaserade projektverktyg som kan vara intressant.

Få ut mer av Microsoft Sharepoint med Oracle Fusion Middleware
När en organisation börjar använda Microsoft Sharepoint får användarna helt nya möjligheter att hantera sin information. Ofta sker implementeringen stegvis där olika avdelningar och projektgrupper på egen hand börjar använda Sharepoint.

Oracle and F5 reference Architecture for SOA
This document details a joint solution blueprint developed by F5 and Oracle. The purpose of this document is to show how F5 and Oracle components work together to deliver a highly reliable and scalable platform for deploying Oracle Service Oriented Applications.

Dokumenthantering

I alla sorters projekt behöver man ha koll på sina dokument. I den enklaste formen behöver man en central plats där man samlar all dokumentation. I de mer avancerade fallena behöver man mycket mer än så. Till exempel vill man ofta kunna spåra versioner av dokument bakåt. Lika viktit är det att ha koll på att man läser den senaste versionen av ett dokument. Kanske vill man kunna få kommentarer på et dokument från granskare eller se vilka som faktiskt har läst dokumentet.

När man har skrivit ett dokument i ett projekt vill man förstås att resten av projektteamet ska läsa det. Att maila runt dokumentet är sällan en bra idé eftersom det då riskerar att finnas gamla versioner av dokumentet i omlopp. Om man däremot mailar ut en länk till dokumentet, så har man bättre kontroll på vem som läser samt vilken version.

Många gånger finns det definierade processer kopplat till dokumenthantering i ett projekt. Efter att en författare har skrivit ska en viss grupp granska och en annan grupp godkänna etc. Det är ofta bra om systemet kan hålla koll på den processen.

Det finns en rad dokumenthanteringssystem på marknaden. Vilket som passar era behov och er plånbok avgörs av vilka behov ni har. Se dokumenthantering som ett eget litet projekt, gör en behovsanalys och välj sedan det system som passar er bäst.

Projektstyrning

Att styra ett projekt innebär att man arbetar med en process för att styra projektet mot dess mål. Många gånger är styrandet av olika karaktär under projektets olika faser, så som förberedelsefasen, genomförandefasen och avslutningsfasen.

Inom olika metoder för projektstyrning har man en rad olika dokument som ska upprättas för att förklara projektet, t ex ett projektdirektiv som ska beskriva vad projektet ska åstadkomma. Detta dokument ska sedan godkännas av beställare av projektet och fungerar som ett kontrakt mellan beställare och projekt-teamet.

Självklart behövs ckså en projektplan, som beskriver vilka aktiviteter som ska göras, när dessa ska görs och av vem/vilka.

Det finns en rad olika färdigheter för projektstyrning som till exempel beskriver hur man förbereder och planerar ett projekt.

Vanliga projektstyrnings metoder är Praktisk Projektstyrning (PPS) och PROPS (Projektet för projektstyrning).

RUP som systemutvecklingsmetod

När man driver IT-projekt stöter man för eller senare på förkortingen RUP (rational unified process). Detta är en process för att jobba med stora IT projekt på ett iterativt sätt. Många hävdar dock att RUP är en för trög process, då den är väldigt dokumentintensiv. Motsatsen till RUP som metod är istället agila metoder så som SCRUM.

Både SCRUM och RUP är först och främst till för IT projekt, men kan även användas i likartade sammahang där man behöver ha koll på leveranser och leverera saker i små bitar i taget.

Projektverktyg

Vad använder ni för projektverktyg? Är det just ett verktyg eller mer ett nödvändigt ont för att hålla reda på saker och ting. Många projektverktyg verkar tyvärr inte vara designade för att användas av människor, men det finns förstås undantag.

Några av de vanligaste systemen för att hantera projekt är: Sharepoint, Projektplatsen, Excel, MS Project, QBIS Projekt och Basecamp.

Skriv gärna i kommentarerna vlka verktyg ni använder.

Projekt - det är en konstform

Hur menar han nu, kanske du undrar? Jo först vill jag hälsa välkommen till den här bloggen om projekt. Projekt i alla dess former, men kanske framförallt olika former av IT-projekt.

Konstform? Jo visst sjutton är det en konst att leda och driva projekt. Att få en grupp människor att jobba mot samma mål, och leverera inom tid, budget och med önskad kvalitét. Det finns mängder av projektmetodiker som ska hjälpa oss på vägen. Men i slutändan är det ändå bara individerna som kan göra skillnaden.

Den här bloggen kommer försöka ge tips och råd kring projektledning, projektmetoder, projektverktyg och annat som hör vardagen till för en projektledare.